Política de tratamiento de datos personales

1. Quién es responsable de tus datos

Esta política explica cómo Camp Fest Bugalagrande recoge, usa, guarda y protege los datos personales de quienes se inscriben al campamento, de sus acudientes y contactos de emergencia, y del equipo que lo organiza. Cumple la Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales), el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia).

Responsable del tratamiento

Equipo organizador de Camp Fest Bugalagrande · razón social por confirmar

Identificación

Por confirmar

Domicilio

Bugalagrande, Valle del Cauca, Colombia · dirección por confirmar

Correo para datos personales

wallensserna17@gmail.com

Teléfono

Por confirmar

2. Qué datos recogemos

Al inscribirte

• Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, edad, municipio, zona rural o urbana, teléfono y correo.
• Contactos de emergencia: nombre, teléfono y correo de hasta dos personas. En menores de edad, uno de ellos es el acudiente o representante legal.
• Datos de salud (sensibles): RH, EPS, condiciones médicas o de discapacidad, restricciones alimentarias y alergias a medicamentos o alimentos.
• Perfil de liderazgo: experiencia, instancia del Subsistema de Participación a la que perteneces, quién te invitó, cómo te enteraste y qué esperas del campamento.
• Logística: si llevas carpa propia.

Durante el campamento

• Registro de ingreso y salida, carpa asignada, entregas de alimentación y salidas autorizadas.
• Incidentes, atenciones de salud, infracciones a la cartilla y objetos confiscados o perdidos, cuando te involucren.
• Respuestas a la encuesta de satisfacción y logros del portal del campista.
• Fotografías y videos, solo si lo autorizaste de forma separada (ver sección 5).

Del equipo organizador y voluntario

• Nombre, correo, teléfono, rol, rama y zona asignada.
• Tareas, observaciones de desempeño y turnos.
• Registro de seguridad: qué acción se hizo en los paneles, cuándo, desde qué dirección IP, e intentos fallidos de inicio de sesión.

No pedimos ni guardamos copia del documento de identidad ni del certificado de EPS: se presentan en físico el día del evento.

3. Para qué los usamos

1. Revisar tu inscripción, hacer el proceso de selección y comunicarte el resultado.
2. Organizar la logística: carpas, alimentación (incluidas dietas especiales), transporte e ingreso.
3. Proteger tu vida y tu salud durante el campamento: atención de primeros auxilios, manejo de alergias y aviso a tus contactos de emergencia o a tu acudiente.
4. Atender incidentes y aplicar la cartilla del campista.
5. Darte acceso a tu portal, a tu certificado de participación y a tu carta de invitación verificable.
6. Enviarte avisos sobre el campamento por correo o en el portal.
7. Medir el resultado del campamento con estadísticas agregadas y anónimas para los informes a aliados y entidades públicas. Nunca entregamos listados con datos que te identifiquen.
8. Proteger la seguridad de los sistemas y dejar constancia de quién hace qué en los paneles internos.

No vendemos, alquilamos ni cedemos tus datos. No los usamos para publicidad ni para fines distintos a los de esta lista.

4. Datos sensibles: salud

Los datos de salud son sensibles según el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Por eso:

• No estás obligado a autorizar su tratamiento ni a responder esas preguntas. Te las pedimos solo para cuidarte durante el campamento.
• Tu participación no depende de que los entregues. Si decides no darlos, el equipo de salud no podrá anticiparse a una alergia o condición que no conoce.
• Solo los ven las personas del equipo que los necesitan para atenderte (salud, alimentación y coordinación). Cada consulta a la ficha queda registrada.
• Los suprimimos dentro de los 30 días siguientes al cierre del campamento (ver sección 8).

5. Niñas, niños y adolescentes

Tratamos datos de adolescentes solo para su participación en el campamento, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales. La autorización la da su representante legal o acudiente, después de escuchar la opinión del o la adolescente según su madurez. El acudiente puede ejercer en su nombre todos los derechos de la sección 7.

6. Fotografías y videos

Usar tu imagen requiere una autorización aparte y voluntaria. Si no la das, puedes participar igual. Con ella, podemos publicar fotos y videos del campamento en nuestros canales y en los de los aliados, sin ánimo de lucro y para mostrar el trabajo de los jóvenes. Puedes retirarla cuando quieras escribiendo al correo de la sección 1; desde ese momento no publicaremos material nuevo en el que aparezcas y retiraremos lo que esté en nuestros canales.

7. Tus derechos y cómo ejercerlos

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Saber, si lo pides, qué uso le hemos dado a tus datos.
• Revocar la autorización o pedir que suprimamos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros.

Cómo hacer una solicitud

1. Escribe a wallensserna17@gmail.com con el asunto «Datos personales».
2. Incluye tu nombre, tu documento, qué pides y un medio para responderte. Si actúas por otra persona (por ejemplo, como acudiente), indícalo.
3. Consultas (conocer qué datos tenemos): respondemos en máximo 10 días hábiles. Si necesitamos más tiempo te avisamos, y nunca serán más de 5 días hábiles adicionales.
4. Reclamos (corregir, suprimir, revocar o denunciar un incumplimiento): respondemos en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a recibirlo, prorrogables hasta 8 días hábiles avisándote antes. Si al reclamo le falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes; si no la envías en dos meses, entendemos que desististe.

Atiende estas solicitudes el equipo organizador de Camp Fest Bugalagrande, a través del correo indicado.

8. Cuánto tiempo guardamos los datos

Pasado el plazo, suprimimos o anonimizamos los datos, salvo que una norma o una reclamación en curso obligue a conservarlos.

9. Con quién compartimos los datos

Para que el campamento funcione usamos proveedores tecnológicos que guardan o procesan los datos por nuestra cuenta y bajo nuestras instrucciones (encargados del tratamiento):

• Supabase: base de datos y cuentas del equipo.
• Railway: servidor que conecta las páginas con la base de datos.
• Mailgun: envío de correos de confirmación y avisos.
• GitHub Pages: publica este sitio web (no recibe datos de las inscripciones).

Algunos de estos servicios guardan la información en servidores de Estados Unidos, país que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017). Exigimos a cada proveedor confidencialidad y medidas de seguridad.

En una emergencia compartimos con los servicios de salud o de socorro solo lo necesario para atenderte. También entregaremos datos a una autoridad que los pida en ejercicio de sus funciones legales.

10. Cómo protegemos los datos

• Conexión cifrada (HTTPS) en todo el sitio y en el servidor.
• Acceso a los paneles solo con usuario y contraseña personales, con permisos por rol: cada persona ve solo lo que su función necesita.
• Cierre automático de la sesión del equipo por inactividad.
• Registro de las acciones hechas en los paneles y de los intentos fallidos de acceso.
• Límites de intentos en los formularios públicos y en el portal del campista para frenar ataques automatizados.
• Datos sensibles visibles solo para quien los necesita.
• Copias de respaldo privadas y con vencimiento.

Si ocurriera un incidente que comprometa los datos, lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los 15 días hábiles siguientes a conocerlo y avisaremos a las personas afectadas.

11. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 22 de octubre de 2026. Las bases de datos del campamento estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades de la sección 3 y los plazos de la sección 8. Si cambiamos algo importante, lo publicaremos en esta página y te avisaremos por correo antes de aplicarlo.